「メンバー全員でベクトルを合わせるミーティング」の開き方

仕事で新しいプロジェクトが始まるとき、プロジェクトリーダーが最初に考えることは、「どうやってメンバー全員でベクトルを合わせよう？」ということではないでしょうか。
最初の会議で、何をどのように伝えるか？話し合うか？
これはけっこう大切な要素だと思います。

・リーダーの思いを語り尽くす
・大きな数値目標をどかんと打ち上げる
・参加することでメンバーが得られるメリットやデメリットを伝える
…など、様々な方法があると思いますが、今回は先週弊社で取り組んだ会議の取り組み方と、取り組んでみた結果や感想をまとめてみたいと思います。

メンバー全員でベクトルを合わせる会議：今回の議題と進め方

今回の会議の発起人は社長・赤嶺です。
メンバーが集合できそうな日程を決め、告知。みんなで小さな机を囲むことになりました。
机の上には白紙が何枚か置かれ、メンバーの手元に色とりどりで適度な大きさの付箋紙とペンを配布。
そこではじめて、会議の議題が「納期について」だと言うことが伝えられます。

まずは2分。
「納期が遅れたことで起こると考えられることを思いつくだけ挙げてください。」
付箋紙1枚に1つの事象を書くというルールで、思いつく限り書き込んでいきます。
タイマーが鳴ったところで一度手を止め、今度はメンバーそれぞれが発表していくのですが、その際にもちょっとしたルールがあります。
発表するメンバーは、話し始める前に必ず『私が言うには』という言葉をつけます。これは、あくまで自分の意見ですよというニュアンスを付けることで、聞く相手が受け止めやすくするためなのだそう。
そして、聞く側も出た意見に対しては基本的に一度受け入れ、それでも付け足したいことがあるときには同じように『私が言うには』という言葉から話し始めます。

全部の意見が出そろったら、今度はその解決策をそれぞれ考えていきます。
これも付箋紙にそれぞれが思いつくことを書き出し、発表する形で進めていきました。

メンバー全員でベクトルを合わせる会議：議題と解決策

その中で出た意見はすべて「納期が遅れると困る」というネガティブなもの。
本当に当たり前のことなんですが、ここであえて一度メンバー全員のコンセンサス（合意）を取ることが大切なんですね。そのうえで、じゃあ起こってしまったときにどうすることが大切なのか？を一体となって考えることができます。
以下、今回の会議で出た問題点と解決策を紹介します。

１、クライアントとの関係に関すること

納期が遅れると、クライアントへ多大な迷惑かけ、今まで築いて来た信頼関係も崩れてしまいます。
今回の会議を通して、そのようなことが起こったときの初期対応とフォロー体制について、メンバーみんなで共通認識を作ることができました。

２、全体のスケジュールの遅れに関すること

あるサイトの納期が遅れると、その後に控えていた次案件の進捗にも遅れが出ることになります。
そうなってしまったときのチームの対応と、そうならないための個人でできること、大きくこの2点に分けて認識を共有することができました。

３、お金がもらえないなどの問題点

大きな大きな問題点が、納期が遅れることで利益が出なくなることです。
今までは導入を避けて来たのですが、やはり必要だろうということで工数管理をしっかり行うことも決定しました。

まとめ

「メンバー全員でベクトルを合わせるミーティング」の開き方と、弊社で開催した会議の内容をまとめてみました。
実際にやってみた感想は、あらかじめリーダーが決めたことを伝えられるより、自分をふくめた「メンバーみんなで決めた」という達成感からでしょうか。決定事項に関して理解が深まり、腑に落ちた気がします。
しかも、今日からすぐに実践できる行動プランを決めたことで、会議自体も充実したものになりました。